La méthode 5S est souvent réduite à une technique de rangement, un peu comme procéderait Marie Kondo pour faire le vide dans vos armoires.
C'est à dire que dans ce cas, ça peut être perçu comme une intrusion dans votre espace pour venir vous expliquer que vous vous y prenez mal.
Et quand ça n'est pas accompagné, ça reste effectivement une action ponctuelle, superficielle, cosmétique, voire cela abouti à des réactions de rejet/déni.
" Oui mais moi, c'est pas pareil c'est un bordel organisé. D'ailleurs dès que c'est rangé, je ne retrouve plus rien, ça me désorganise. "
" J'ai toujours fait comme ça et ça fonctionne très bien, pas besoin de changer mes habitudes. "
Je pense que ce type de discours, vous en avez autour de vous également, peut-être même que vous-même n'êtes pas convaincu et/ou enthousiaste à l'idée d'appliquer une méthode d'organisation.
Si c'est le cas, je vais tenter de faire évoluer votre perception car une démarche 5S, ça de construit en profondeur.
Dans les faits, la méthode 5S n'est ni plus, ni moins qu'un outil qui permet d'impliquer les collaborateurs dans l'amélioration de leur environnement de travail (et les outils, vous savez ce que j'en pense).
Les 5S ont été développés pour les ateliers chez Toyota et déployés depuis une trentaine d'années.
S'ils ont été mis en place pour les lignes de production, ils s'appliquent aussi bien dans des activités de services et les bureaux.
C'est une démarche bien connue des spécialistes du Lean Management mais que l'on retrouve également dans les démarches de Management de la Qualité et de la Santé et Sécurité au Travail.
Il s'agit de 5 étapes tirées de 5 mots japonais commençant tous par S (d'où le nom), avec l'équivalent français (en essayant d'adapter avec des S également) :
Seiri : Supprimer, éliminer (trier, jeter, recycler, archiver).
Seiton : Situer, s'organiser, ranger (prendre en compte les flux de passage et le besoin d'accessibilité)
Seiso : Scintiller, nettoyer, réparer.
Seiketsu : Standardiser de manière à ce qu'une autre personne puisse s'y retrouver (management visuel).
Shitsuke : Suivre et respecter, être rigoureux, appliquer les 4 autres S et les maintenir dans le temps.
Les avantages des 5S sont nombreux :
Améliorer l'environnement de travail.
Organisation des espaces.
Simplification des tâches.
Ceci permet donc de limiter les situations dangereuses et les risques associés (et donc les accidents), diminuer les pertes de matériel, de réduire les pertes de temps et d’énergie et ainsi de gagner en efficacité.
L'objectif in fine est que les bonnes choses soient au bon endroit afin de travailler intelligemment et efficacement.
C'est une méthode qui s'apparente à une technique managériale car cela permet d'inciter au changement et questionnant ses habitudes et ses méthodes de travail.
On a donc une implication du personnel, qui devient acteur du changement et moteur dans ses démarches d'améliorations, avec une volonté de standardiser, tout en évaluant régulièrement l'efficacité des actions.
En effet, pour que cela fonctionne dans la durée, et que ça ne soit pas simplement une opération "nettoyage de printemps", il faut que cela s'ancre profondément dans les comportements individuels et collectifs (impliquant la nécessité d'accepter la remise en cause de l'existant et de s'ouvrir à des propositions nouvelles) et qu'ainsi cela devienne partie intégrante de la culture d'entreprise (règles communes sur la manière de travailler ensemble et accord sur les standards de ce qu’est "un travail de qualité" dans un "bon environnement").
Pour que l'adhésion soit collective, il faut que cette méthode soit élaborée de manière collaborative, par rapport aux réalités "terrain" (et pas conceptualisée sur papier depuis un bureau).
Une image valant 1000 mots, voici comment on peut illustrer l'avantage de mettre en place une démarche 5S.
Je n'ai pas l'équivalent en mots qu'apporte une vidéo, mais celle ci-dessous (qui plus est, sous forme de jeu) explicite également clairement la valeur ajoutée d'une démarche 5S.
Assez parlant, non ?
Alors, ai-je réussi à changer votre perception et à vous donner envie d'expérimenter cette méthode ?