Après un premier article consacré à une mise en contexte du télétravail dans les conditions actuelles de crise sanitaire et de période de confinement (c'est à dire en urgence pour beaucoup), je vous propose d'aborder l'approche managériale à adopter lors de la mise en place du management à distance.
En effet, la réussite d'une organisation en télétravail sera au rendez-vous, si et seulement si, cette façon de travailler s'accompagne de méthodes managériales adaptées car à distance, les défauts de management se révèlent et sont encore plus criants qu'en proximité.
Avoir des collaborateurs en télétravail entraine forcément du télé-management des managers.
Là encore, pour certains, cela va se faire sans encombres. Pour d'autres, la découverte va être vertigineuse.
J'imagine que pour beaucoup, le passage forcé au télétravail est un cap difficile à franchir, une sortie dans la douleur de la zone de confort.
En effet, il existe encore de nombreux managers pour qui ne pas avoir ses équipes autour de soi et constamment sous les yeux, c'est ouvrir la boite de pandore pour les tire-au-flanc (c'est bien connu, si on ne les surveille pas constamment, les gens ne cherchent qu'à se soustraire à leur travail).
Pourtant cette vision (selon moi) d'un autre temps, peut évoluer si on se donne un minimum la peine de vouloir faire de cette situation conjoncturelle compliquée, un moyen de progresser, pour soi-même et pour son entreprise.
Dans cette situation de crise, stressante et à l'issue incertaine, le rôle des managers prend tout son sens.
Ne pas avoir d'équipe à manager à ses côtés demande beaucoup plus de présence pour un manager, pour ne pas que s'installe un fonctionnement du type " loin des yeux, loin du cœur ".
Au contraire, il faut a tout prix garder le contact avec ses équipes, et même redoubler d'efforts en termes de messages et de communication.
Les actes managériaux prennent tout leur sens dans ce type de fonctionnement : dire bonjour le matin, faire des points réguliers, donner des consignes claires et précises, faire une réunion de lancement en début de semaine, un débrief en fin de semaine, moment de convivialité, être disponible, communiquer, etc.
Si vous avez l'habitude de procéder de cette manière en temps normal, ne changez rien ! (Si ce n'est la forme pour des raisons évidemment pratiques)
Si ça n'est pas le cas, vous devriez sérieusement envisager de vous y mettre si vous ne voulez pas aller au devant de sévères déconvenues.
En effet, dans le fonctionnement actuel, les collègues, l'ambiance de bureau, les discussions de machine à café, etc. tout cela a volé en éclat et pour beaucoup, ces éléments font partie intégrante de leur motivation au travail.
Et il est souvent plus difficile (et moins spontané) de décrocher son téléphone pour prendre des nouvelles que de passer la porte du bureau voisin pour proposer d'aller prendre un café.
C'est justement le moment de mettre en avant sa culture d'entreprise, de développer le sentiment d'appartenance des équipes autour de valeurs partagées.
La communication est donc essentielle en ces périodes difficiles à vivre sur le plan professionnel mais aussi personnel pour bon nombre de personnes, et là, plus moyen de laisser ses problèmes professionnels au bureau ou inversement, ses problèmes personnels à la maison, tout est mélangé.
Ces principes me semblent nécessaires pour toute relation managériale de télétravail, mais semblent incontournables dans la situation de crise que nous vivons actuellement (avec en plus les problématiques familiales et domestiques qui peuvent venir s'ajouter).
N'hésitez pas à proposer de prendre votre pause déjeuner ensemble ou de garder le créneau de la pause café de l'équipe en visioconférence.
Voir cette période comme une opportunité de faire grandir et développer les compétences de ses équipes.
Ça peut être l'occasion pour certains collaborateurs, peut-être bridés par trop de présence managériale, de s'épanouir et de révéler leur potentiel en conditions d'autonomie (oui, aussi dingue que ça puisse paraitre, avoir un chef constamment sur le dos ne crée absolument pas des conditions de travail optimales).
Certaines personnes vont beaucoup apprendre sur elles-mêmes dans ces conditions, sans la présence immédiate des différents acteurs de l'entreprise.
Si cela peut sembler logique et commun pour bon nombre d'entre vous, ça n'est pas forcément évident pour tout le monde.
Prenons l'exemple des entreprises qui n'ont pas de services supports, par exemple pour le domaine des Systèmes d'Information ; c'est notamment le cas de nombreuses TPE/PME dans lesquelles, c'est généralement la personne qui se débrouille le mieux avec un ordinateur qui devient vite l'experte/référente informatique qui on s'adresse dès qu'on a un souci d'imprimante ou de tableur Excel.
Pourtant entre dépanner ses collègues et mettre en place toute une organisation en télétravail et tout faire à distance, la marche est haute (gestion des réseaux, sécurité de l'information, accès aux ressources de l'entreprise à distance, mise en place d'un VPN, dimension des infrastructures, nombre de postes informatiques disponibles, etc.)
Donc dans ces cas, il faut faire preuve d'ingéniosité, de bon sens, de débrouillardise.
Et ce cas peut également se retrouver désormais pour les grandes entreprises dans lesquelles il suffit habituellement de faire quelques pas pour aller trouver l'interlocuteur dédié, ce qui est actuellement impossible; le changement peut être brutal.
Le télétravail est pour moi un révélateur potentiel de la compétence (ou de la limite de compétence) d'un manager, comme par exemple ceux au management uniquement basé sur la crainte et l'autoritarisme.
En effet, lorsqu'on est à distance, il ne suffit pas de sortir en trombe de son bureau, crier un coup pour passer un message général et rentrer en claquant la porte (je caricature à peine certains comportements) pour que ça fonctionne, sans s'assurer que le message est bien passé.
On peut aussi constater la différence entre un management basé sur le contrôle et la rétention d'information et celui basé sur le sens des actions et la confiance.
Quand un collaborateur ne réalise des actions que par peur du contrôle, lorsque le contrôle n'est plus présent (télétravail sans chef) et qu'il n'y a pas de sens pour prendre le relai, naturellement il risque de moins s'investir et de se retrouver perdu.
Au contraire, un collaborateur qui comprend pourquoi il fait les choses et dispose de la confiance de sa hiérarchie, va avoir à cœur de mener sa mission, que son manager le lui rappelle ou non.
Bien entendu, ça n'est pas forcement aussi marqué et automatique, mais par expérience, j'ai pu constater que ça se vérifiait très fréquemment car ces images excessives ne sont pas pour autant moins révélatrices de la difficulté de passer un message commun à des personnes éloignées géographiquement, quel que soit votre style managérial.
Voir cette période comme une opportunité de changer son approche managériale
Un autre avantage de ce changement de méthode de travail et de management, c'est qu'on ne peut juger que sur les résultats qu'on peut constater, et non pas sur le temps passé et le temps de présence (le présentéisme étant pour moi un fléau dans bon nombre d'entreprises).
Que le collaborateur y ait passé 4 ou 8h dans la journée n'est pas important, et qu'importe qu'il ait pris une pause de 2h ou 3h pour déjeuner tant qu'il obtient les résultats attendus.
Surtout que (ça peut sembler contre-intuitif) les études en la matière tendent à prouver qu'on travaille plus en conditions de télétravail.
Attention néanmoins à ce point en tant que manager, le temps de travail légal restant le même.
Il ne faut pas oublier que l'employeur doit veiller aux conditions de travail de ses collaborateurs dans le respect du code du travail ; le fait que le collaborateur travaille depuis son domicile ne vous exonère pas de vos obligations en la matière.
Donc qu'il s'agisse de conditions matérielles ou de risques psycho-sociaux, dans le cadre de l'activité professionnelle, vous devez rester à l'écouter de vos équipes, comme en temps normal, si ce n’est plus.
On casse donc complètement les schémas connus et c'est certainement ce qui fait peur à certains qui étaient confortablement installés dans ces fonctionnements.
Pour aujourd'hui comme pour demain, en théorie, pour un manager et pour une entreprise, le télétravail dispose des avantages suivants:
Moins de temps passé dans les transports pour les collaborateurs,
Plus de souplesse d'organisation donc moins de stress lié aux horaires,
Moins de conflits/rivalités directs entre collaborateurs,
Favorise l’autonomie, l’organisation, la discipline dans son travail, l’efficacité,
Permet des économies de m2 de loyer.
Tous ces avantages ont leur revers de médaille si ça n'est pas accompagné:
Sentiment d'isolement,
Pas de sentiment d'appartenir à une entreprise avec sa culture et ses codes, donc avec une implication potentiellement restreinte,
Cela peut perturber les personnes qui ont besoin d'un contact social et d'un cadre pour mener leurs missions,
Déresponsabilisation des managers vis-à-vis des collaborateurs non visibles au quotidien.
Le télétravail nécessite donc de revoir sa manière d'aborder le management et le fonctionnement des organisations mais cette expérimentation forcée que nous connaissons peut être également l'occasion d'envisager un mode de fonctionnement qui permettra à votre organisation plus d'agilité et d'efficacité à l'avenir, quand la situation sera redevenue clémente.
Ainsi, peut-être que cette épreuve permettra à de nombreuses personnes de voir le télétravail comme une opportunité d'amélioration.
Ça ne veut pas dire que ce mode doit être généralisé et systématisé (certains métiers et certains profils ne sont pas faits pour le télétravail), mais cela mérite certainement de se poser la question.
La mise en place d'une politique de télétravail n'est pas anodine. Les entreprises doivent avant tout évaluer leur contexte, évaluer leur environnement et définir leur besoin pour éviter tout problème de déploiement.
La même épreuve nous serait arrivée avant les années 2010, cela aurait été bien plus problématique mais nous disposons actuellement d'outils permettant de pallier (tant bien que mal) à cette période de confinement : visioconférences, VPN, serveurs à distance, CRM, ERP, signatures électroniques, etc. et d' envisager de pérenniser certaines pratiques à l'avenir.
En complément de lecture, je vous propose de prendre connaissance de l'infographie présente sur le site de l'Aract Normandie présentant les 10 clés pour bien fonctionner ensemble en télétravail
On trouve sur internet de nombreux articles qui fleurissent actuellement pour mettre en avant de nombreux outils de travail à distance.
Je ne vous recommanderai pas forcément certains outils plus que d'autres tant c'est du cas par cas : tout dépend de l'environnement informatique sous lequel vous travaillez, de vos outils actuels et abonnements bureautiques, et surtout de vos besoins !
Je vous propose de consulter quelques liens à ce sujet: