Hier soir, jeudi 11 février 2021, s'est tenu un meetup de l'antenne rouennaise du Club Agile de Normandie, que je coanime avec Astrid Cuvilly.
En raison des conditions sanitaires et des mesures en vigueur, l'atelier Lego serious play initialement prévu n'a pas pu se tenir (il est reporté au 11 mars pour le moment), et nous avons donc dû faire preuve d'agilité et de créativité pour proposer un atelier de remplacement à distance.
Nous avons donc mis en place un Atelier World Café, portant sur une réflexion autour du partage des moments de convivialité aujourd'hui et comment ferons-nous après ?
Comme à chaque fois le premier point de meetup consiste en une inclusion, une séquence ice-breaker, permettant aux participants de se présenter et apprendre se connaitre, sans passer par une présentation et une déclinaison formelle d'une identité et d'un parcours.
En l'occurrence, l'idée était de se présenter aux autres par le moyen qu'on a trouvé de dire bonjour en cette période et pourquoi a-t-on choisi ce moyen ?
Pour certains c'est le "check", pour d'autres un signe de la main, etc. et par ce biais, les participants peuvent appréhender le profil des autres.
Le thème du World Café
Comment dites-vous "Bonjour!" aujourd'hui ? et comment ferons-nous après?
Et plus globalement, comment voyez vous les moments de convivialité une fois la crise passée, et avez-vous déjà mis en place des palliatifs ?
Ainsi comme souvent, l'idée est de partir de problématiques hors contexte professionnel (qui peut être excluant pour les participants non concernés ou au contraire monopoliser l'attention et la parole des participants qui sont concernés) et en présentant les démarches et approches qui peuvent toucher le quotidien, on peut voir des applications concrètes de ce types d'approches et d'outils qui permettent d'initier une réflexion pour une utilisation plus globale.
Mais qu'est-ce qu'un atelier World Café ?
Le world café est une méthode de conversation structurée pour le partage des connaissances.
Comme son nom l'indique, le processus reproduit donc l’ambiance d’un café dans lequel les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables.
À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés.
Les conversations en cours sont alors complétées avec les idées issues des conversations précédentes avec les autres participants.
Au terme du processus, les principales idées sont résumées au cours d’une assemblée plénière et les possibilités de suivi sont soumises à discussion.
Idéalement un world café nécessite a minima 12 personnes, nous n'étions que 9 mais l'idée était plus de présenter la démarche que de réellement résoudre un problème.
L'outil de visioconférence WorkAdventure
Pour mettre en application cela, nous avons utilisé un outil ludique, avec une interface de jeu vidéo rétro : WorkAdventure.
Cet outil, expérimenté par le Club Agile de Normandie, permet de casser l'austérité des outils de visioconférence qui peuvent créer un sentiment de ras-le-bol après près d'un an d'utilisation suite au confinement de mars 2020.
Alors il y a eu quelques soucis techniques avec certains participants qui ont connu des problèmes de connexion et/ou de navigation (car il faut impérativement un clavier, donc pas de smartphone ou de tablette), mais cet outil semble avoir bien plu aux participants.
Le fonctionnement est assez simple, on incarne un personnage qui peut se déplacer dans le décors, le micro et la caméra étant désactivés en mode déplacement.
Certaines pièces sont consacrées à des salons virtuels et lorsqu'on entre dedans, automatiquement les micros et caméras des personnes présentes dans le salon s'activent automatiquement pour lancer une réunion.
Tous les salons n'ont pas la même capacité, cela peut permettre de travailler en sous-groupes.
Autre usage intéressant : lorsque vous croisez une personne, une "bulle" se matérialise autour des personnages, et le micro et caméra s'activent pour toutes les personnes présentes dans la bulle (mais les personnes hors de la bulles ne voient/n'entendent rien) c'est également un bon moyen pour de petits échanges à part ou du travail en sous-groupe (les bulles accueillent jusqu'à 4 participants)
Il est bien sûr possible d'utiliser un outil de chat écrit, ainsi que de faire des partages d'écran.
Cet outil reproduit donc un environnement dans lequel on peut évoluer avec son personnage, il est possible de le personnaliser et de reproduire la disposition de vos bureaux pour retrouver un semblant d'environnement familier (même si restant virtuel) :
" rendez-vous en salle de réunion pour le briefing"
" tu viens, on se retrouve à la cafèt' pour une pause ?"
" je vais faire ma pause clope, on se retrouve dans le jardin ?"
Une vidéo valant 1000 mots, je vous propose de visionner la démo :
Ce meetup de février était l'occasion de mettre en avant le badge numérique que m'a récemment décerné le Club Agile de Normandie.
Ce badge reconnait que le Club Agile m'a fait confiance pour animer un meet up ou un évènement en portant les 4 principes agiles, les valeurs et la vision du Club Agile Normandie.
Pour les prochains meetup de l'antenne de Rouen :
▶️ jeudi 11 mars à partir de 18h30 : Méthode Lego Serious Play,
▶️ en avril, se déroulera le Printemps Agile à Caen, donc pas de meetup,
▶️ jeudi 20 mai à partir de 18h30 : Atelier Co-développement
▶️ jeudi 10 juin à partir de 18h30 : Atelier Fresque du climat (à confirmer)
Dans la mesure du possible, on essaie de les faire en présentiel à Innovapole à St Etienne du Rouvray.
Pour aller plus loin :
Cet article est donc également l'occasion de revenir sur la série de podcasts que j'avais consacrée à l'agilité :