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© 2018 par Nicolas FREBOURG - ROUEN

Mon processus de veille pour mettre de l'huile dans les rouages


Je reçois fréquemment des retours de la part des abonnés à ma newsletter hebdomadaire, me remerciant pour la veille et me félicitant pour la régularité de ce que je peux partager.


Tout d'abord, merci à vous ! c'est toujours très agréable à lire et surtout plaisant de constater que ce que je propose vous intéresse.


Cet article vient détailler la manière dont je procède et permet d'illustrer ce que j'évoquais dans ma dernière newsletter, à savoir :

"l'avantage de l'organisation et de l'anticipation, c'est que j'[ai] suffisamment de matière et un process efficace pour distiller […] tout au long de la semaine des articles issus de ma veille."

Bien entendu, cette approche qui est valable pour de la veille, est valable pour toute activité et projet.


Je passe beaucoup de temps à faire de la veille au fil de l'eau mais comme tout le monde, mes journées ne font que 24h, mes semaines 7 jours, et mon activité ne me permet pas d'être en permanence sur les réseaux sociaux (contrairement à ce qu'on pourrait croire).


L'important, c'est de mettre en place une habitude et un système à ancrer dans la durée.


Cela permet de ne pas devoir compter sur la motivation au quotidien pour atteindre ses objectifs car ne compter que sur sa motivation, c'est prendre le risque de s'arrêter dès qu'elle n'est pas au rendez-vous (et donc ne faire que commencer des projets qui n'aboutissent jamais).

Je ne sais pas pour vous, mais la motivation, y'a des jours où je l'ai et d'autres, beaucoup moins…. Et cela peut aussi évoluer si le temps me manque.


Pour autant, dans le contrat moral implicite que j'a conclu avec moi-même et avec mes abonnés, la "qualité du service" à laquelle je me suis engagé ne doit pas être variable d'une semaine sur l'autre.


La motivation est bien entendu nécessaire et essentielle lorsqu'on démarre un projet, mais si on veut que ce projet aille au bout, il faut trouver des moyens pour prendre le relai, voire gérer quasi-automatiquement l'habitude prise.


Quand je parle d'organisation et de process efficace, il s'agit notamment de méthodologie et de rigueur.

Mais cela vient également s'appuyer sur des outils me permettant de me libérer du temps et l'esprit pour automatiser certaines tâches et ainsi, pouvoir me consacrer pleinement à d'autres sujets et activités.


En effet, lorsque je suis en mission chez des clients ou à des rendez-vous, que je participe à des évènements professionnels ou simplement que je ne suis pas disponible (ou pas motivé comme évoqué plus haut), mon objectif de relayer régulièrement des articles issus de ma veille doit pouvoir se faire sans mon intervention directe.


Je vais donc vous révéler le grand secret de ma veille et les 5 outils principaux que j'utilise pour cela.

Le bonus, c'est qu'ils sont accessibles gratuitement (même si certaines fonctionnalités peuvent être payantes, mais je n'en ai pas besoin pour le moment).


Dans l'ordre chronologique de mon processus :


Un agrégateur de flux RSS

Le standard RSS représente un moyen d'être tenu informé des nouveaux contenus d'un site web, sans avoir à le consulter.

Dès que je découvre un site ou un blog dont la thématique peut m'intéresser, je récupère le "RSS" correspondant (un fichier xml, il suffit souvent de rajouter "/rss ou /feed à l'adresse d'un site pour l'obtenir 😉 ) et je l'ajoute à mon lecteur agrégateur de flux RSS.

Cela me permet de centraliser et consulter en un seul endroit les dernières actualités des dizaines de sites web qui m'intéressent, sans avoir à les visiter un par un pour vérifier s'il y a de nouvelles informations ou une mise à jour.

J'utilise Reeder 3 sur MacOS, mais il en existe de nombreux autres. J'ai longtemps utilisé le lecteur de flux RSS intégré à Outlook lorsque je travaillais dans l'environnement Microsoft Windows, mais je n'ai pas trouvé cette fonctionnalité dans la version MacOS d'Outlook.


Ainsi, dès qu'un nouvel article parait, il se retrouve dans ma liste Reeder (j'ai choisi par défaut l'affichage ne faisant apparaitre que les sujets non lus) et je peux ensuite le consulter dans l'outil, via un navigateur, l'enregistrer en favori pour le lire plus tard, etc.

Et je ne me limite pas dans les thématiques et le ciblage de médias à suivre car il arrive parfois qu'un media aborde un sujet qui m'intéresse alors que ça n'est pas forcément la thématique qu'il traite habituellement, ou simplement qu'il l'aborde d'une manière différente et plus originale qu'un média "spécialiste".



Pocket

L'application Pocket a été créée en 2007 dans le but de sauvegarder du contenu Web intéressant, tel que des articles et des vidéos, pour le consulter ultérieurement.

Une fois les éléments sauvegardés dans Pocket, la liste de contenu est accessible sur n'importe quel appareil : téléphone, tablette ou ordinateur.


C'est un outil qui n'est pas forcément indispensable dans mon processus, mais qui me permet de mettre des articles de côté, pour pouvoir les lire selon un format "sans distraction" (sans les pubs, ou autres sujets qui peuvent déconcentrer la lecture) et que je peux synchroniser avec ma tablette ou ma liseuse pour les lire ensuite hors connexion et ainsi ne pas risquer d'être perturbé.


Pour cela, il suffit que cliquer sur l'icône Pocket ajoutée au navigateur .

On peut aussi mettre des articles en favoris, leur attribuer une étiquette thématique (pour ensuite pouvoir consulter thématique par thématique).


En plus, Pocket dispose de fonctionnalités de partage qui me permettent d'un simple clic de relayer un article qui a retenu mon attention, notamment en l'envoyant vers Hootsuite.



Hootsuite

J'utilise cet outil très pratique qu'est Hootsuite qui me permet (même avec sa version gratuite) de programmer mes publications à l'avance pour mes comptes Facebook, LinkedIn et Twitter.

J'ai donc réservé 2 créneaux de 2 heures chaque semaine (les lundis et mercredis matins) pour réaliser ma veille, creuser les sujets et les programmer dans l'outils, sur mes 3 comptes de réseaux sociaux en même temps.

Bien sûr, je ne suis pas disponible tous les lundis et mercredis matins mais c'est la règle que je me suis fixée, et lorsque je ne peux pas, je n'ai qu'à gérer les exceptions.


Pour le moment je ne suis pas passé à la version payante d'Hootsuite, mais j'y réfléchis car je ne peux programmer que 30 publications à l'avance (donc à raison de 3 réseaux par article, cela ne fait que 10 articles, ça va vite : ça me fait 2 jours et demi).

Ne plus avoir de limite pourrait m'aider à anticiper encore plus en n'ayant qu'un créneau de planification à bloquer dans la semaine ; actuellement, le créneau du mercredi est là pour assurer la programmation des publications pour la deuxième partie de la semaine.



OneNote

OneNote est mon outil de prise de note général.

Il me sert pour tous mes projets professionnels ou personnels que je regroupe dans des blocs-notes thématiques (eux-mêmes divisibles en sections puis pages).

J'ai donc une page dédiée à la veille dans laquelle j'ai un établi modèle avec mes catégories que je viens alimenter à chaque fois que le partage un article sur les réseaux (voir ci-dessus).

Le fait de répartir en catégories au fil de l'eau me permet d'essayer d'équilibrer les thématiques abordées (si j'ai déjà beaucoup partagé sur la santé-sécurité, je garde le prochain article pour la semaine suivante, par exemple).



Mailchimp

Mailchimp est un outil d'automatisation de campagne d'e-mailing paramétrable pour simplifier l'envoi de newsletter, de publicité, de partage d'articles de blog, etc.


Au début, j'utilisais l'outil fourni avec Wix, l'outil me permettant de gérer mon site web. Mais il n'est pas très ergonomique, j'ai donc choisi de migrer vers Mailchimp, qui bien qu'étant en anglais, se prend en main rapidement et offre plus de possibilités.


Donc une fois que j'ai programmé toutes mes publications (y compris mes billets de blog), je commence à préparer la newsletter en reprenant tout ce que j'ai mis de côté dans OneNote (par de simples copier/coller).

Il ne me reste plus qu'à rédiger un petit texte d'introduction et de contexte, et ensuite je programme dès le mercredi (au plus tard le jeudi) l'envoi de la newsletter pour le lundi matin, ce qui me libère l'esprit.


Ainsi, j'ai suffisamment d'anticipation pour pouvoir prendre en compte un éventuel imprévu ou une correction sans me retrouver en stress ou être dans l'urgence, et la newsletter partira systématiquement le lundi matin, que je sois au bureau ou en déplacement.



Voilà donc mon processus "réaliser la veille et la partager", qui vous donnera peut être envie de creuser certains des outils pour vos propres besoins et usages.